Pre-Event Briefing

Was ist ein Pre-Event Briefing?

Ein Pre-Event Briefing ist ein zentrales Planungsgespräch vor einem Event, in dem die Veranstalter und alle wesentlichen Beteiligten zusammenkommen, um die Ziele, Abläufe und Erwartungen an das Event zu klären. Dieses Briefing schafft eine einheitliche Basis für alle Beteiligten und stellt sicher, dass alle relevanten Details und Anforderungen frühzeitig besprochen werden.

‍

Das Pre-Event Briefing ist ein wesentlicher Schritt, um potenzielle Risiken zu minimieren und das Event erfolgreich und reibungslos durchzuführen.

‍

Warum ist ein Pre-Event Briefing wichtig?

Ein Pre-Event Briefing legt die Grundlage für Klarheit und Struktur. Es hilft, die zentralen Ziele des Events zu definieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten, ob intern oder extern, dasselbe Verständnis der gewünschten Ergebnisse und Abläufe teilen. Diese gemeinsame Ausrichtung minimiert das Risiko von Missverständnissen oder Verzögerungen am Eventtag.

‍

Ein weiteres Ziel des Briefings ist es, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen und notwendige Maßnahmen zur Risikominimierung zu definieren. Ebenso trägt das Briefing zur effizienten Kommunikation bei, da jeder Teilnehmer seine Rolle und Verantwortlichkeiten versteht und weiß, welche Erwartungen an ihn gestellt werden. Durch klare Rollenverteilung und abgestimmte Prozesse wird der Eventtag für alle Beteiligten erheblich entspannter und effizienter gestaltet.

‍

Wann ist ein Pre-Event Briefing besonders geeignet?

Das Pre-Event Briefing sollte idealerweise mehrere Wochen vor dem Event stattfinden, um genügend Spielraum für etwaige Anpassungen zu lassen und alle organisatorischen und technischen Anforderungen zu klären. Ein frühzeitiges Briefing gibt den Teilnehmern ausreichend Zeit, um alle Aufgaben vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle Komponenten des Events rechtzeitig bereitstehen.

‍

Zu den idealen Teilnehmern eines Pre-Event Briefings gehören neben den Event-Veranstalter auch technische Dienstleister, Vertreter der Location, das Marketing-Team und alle weiteren relevanten Stakeholder. Je nach Größe und Anforderungen des Events kann die Liste der Teilnehmer auch erweitert werden. Alle Beteiligten sollten sich im Vorfeld des Briefings mit den wesentlichen Eckpunkten vertraut machen, um effizient und zielgerichtet arbeiten zu können.

‍

Wie führt man ein Pre-Event Briefing durch? Wichtige Themen und Struktur

Ein erfolgreiches Pre-Event Briefing erfordert eine klare Struktur, die alle wesentlichen Punkte abdeckt. Zu Beginn sollte das Eventziel und die Zielgruppenansprache besprochen werden. Dies legt die Grundlage für den gesamten Ablauf und hilft allen Beteiligten, die Eventvision zu verstehen.

‍

Eine detaillierte Ablaufregie ist essenziell und umfasst Themen wie das Timing der einzelnen Programmpunkte, technische Anforderungen, sowie die Logistik und Sicherheitskonzepte. Im Briefing sollten auch die genauen Rollen und Aufgaben verteilt und Kommunikationswege festgelegt werden, damit alle Teilnehmenden wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Um die Umsetzung sicherzustellen, ist es ratsam, am Ende des Briefings klare Follow-ups und Verantwortlichkeiten zu definieren.

‍

Ein zentraler Bestandteil des Briefings sollte auch die Festlegung der Kommunikationskanäle sein. Klare und definierte Kommunikationswege, sowie regelmäßige Updates und Follow-up-Meetings vor dem Eventtag, tragen dazu bei, dass alle Informationen aktuell sind und jeder auf dem neuesten Stand bleibt.

‍

Welche Inhalte und Themen gehören in ein Pre-Event Briefing?

Ein umfassendes Pre-Event Briefing deckt mehrere Themenfelder ab, die entscheidend für den reibungslosen Ablauf des Events sind. Zu den wichtigsten gehören:

‍

1. Ziele und Zielgruppen: Eine klare Abstimmung über die Eventstrategie, -ziele und die zu erreichende Zielgruppe hilft allen Beteiligten, die Publikumstypen und die Eventwirkung zu verstehen und ihre Aufgaben entsprechend auszurichten.
2. Zeitplan und Programm: Der genaue Zeitplan wird im Detail besprochen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Ablauf kennen und jeder Programmpunkt nahtlos ineinandergreift.
3. Technik, Logistik und Sicherheit: Anforderungen an Technik und Logistik sowie die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen werden genau festgelegt. Hierzu zählen etwa technische Ausstattungen, Transport- und Einlassmanagement sowie Notfallpläne.

‍

Indem das Briefing diese Kernpunkte umfasst, wird sichergestellt, dass alle Aspekte des Events strukturiert und effizient geplant werden.

‍

Wie bereitet man sich optimal auf ein Pre-Event Briefing vor?

Die optimale Vorbereitung auf ein Pre-Event Briefing beginnt mit der Zusammenstellung aller wichtigen Informationen rund um das Event. Eine detaillierte Planung und der Entwurf eines Eventablaufplans sind hierbei grundlegend. Darüber hinaus sollten sich die Teilnehmer mit den Zielsetzungen und der Zielgruppe des Events vertraut machen, um ihre Beiträge während des Briefings gezielt einzubringen.

‍

Ein effektiver Weg zur Vorbereitung ist die Abstimmung mit zentralen Stakeholdern. Dies ermöglicht es, bereits vor dem Briefing deren Feedback einzuholen und etwaige Anpassungen vorzunehmen. Die Erstellung einer Checkliste hilft, alle notwendigen Punkte zu berücksichtigen und eine klare Struktur für das Briefing zu gewährleisten.

‍

Best Practices für ein erfolgreiches Pre-Event Briefing

Ein effektives Pre-Event Briefing erfordert eine klare Agenda, die bereits vorab allen Teilnehmer zur Verfügung gestellt wird. Eine strukturierte Agenda hilft, die relevanten Themen fokussiert und effizient zu besprechen. Dabei ist Pünktlichkeit und ein fokussiertes Arbeiten auf die vorher festgelegte Agenda essenziell.

‍

Wichtig ist zudem eine offene und klare Kommunikation, bei der alle Beteiligten ihre Perspektiven einbringen können. Auch die Dokumentation der besprochenen Punkte und Aufgaben ist zentral. Durch ein Follow-up nach dem Briefing kann überprüft werden, ob alle Punkte umgesetzt werden und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

‍

Pre-Event-Briefing-Checkliste

‍

1. Ziele und Erwartungen klären
   • Was sind die Hauptziele des Events?
   • Welche Botschaften sollen vermittelt werden?
   • Welche Ergebnisse werden von den Teilnehmenden erwartet (z.B. Engagement, Informationsaufnahme, Networking)?
2. Zielgruppenanalyse
   • Wer ist das Zielpublikum? (Alter, berufliche Position, Interessen)
   • Welche Bedürfnisse und Erwartungen hat die Zielgruppe?
   • Wie wird das Event an die Zielgruppe angepasst (Inhalte, Sprache, Format)?
3. Veranstaltungsformat
   • Welche Art von Event wird durchgeführt (z.B. Konferenz, Workshop, Keynote, Panel-Diskussion)?
   • Wie lange dauert das Event und wie ist der Ablauf strukturiert?
   • Welche interaktiven Elemente sind geplant (Q&A, Workshops, Umfragen)?
4. Logistik und Technik
   • Ist die Technik (z.B. Audio, Video, Präsentationsgeräte) getestet und bereit?
   • Werden Hilfsmittel wie Mikrofone, Laptop oder Fernbedienungen benötigt?
   • Gibt es Notfallpläne für technische Probleme?
   • Wie ist der Zeitplan für Auf- und Abbau?
5. Redner und Moderatoren
   • Wer sind die Redner, Moderatoren oder Panelisten?
   • Haben die Redner das Briefing und die notwendigen Informationen erhalten?
6. Programm und Keynotes
   • Wurde die Keynote und/oder Präsentation rechtzeitig vorbereitet und geprüft
   • Gibt es eine Speaker Vorstellung, eine Credibility Statement oder eine Einführung für die Redner?‍
7. Teilnehmermanagement‍
   • Wie erfolgt die Registrierung und Begrüßung der Teilnehmer?
   • Gibt es eine Akkreditierung?
   • Sind alle Teilnehmenden über die Eventdetails (Datum, Uhrzeit, Ort) informiert?
   • Gibt es Materialien oder Programme für die Teilnehmer
8. ‍Kommunikation und Marketing‍
   • Ist die Event-Website oder die Einladung vollständig und korrekt?
   • Sind alle relevanten Social-Media-Kanäle informiert und geplant (z.B. Event-Hashtag)?
   • Sind alle Medien und Pressevertreter über das Event informiert, falls notwendig?‍
9. Catering und Verpflegung‍
   • Wurde das Catering bestätigt (z.B. Mittagessen, Snacks, Getränke)?
   • Gibt es spezielle Diätanforderungen oder Allergien zu beachten?
   • Ist die Verpflegung auf die Zeitplanung des Events abgestimmt?‍
10. Feedback-Mechanismen
    • ‍Wie wird das Feedback von Teilnehmern gesammelt (z.B. Umfragen, Feedback-Formulare)?
    • Wer ist verantwortlich für die Auswertung des Feedbacks nach dem Event?‍
11. Event-Nachbereitung‍
    • Wer übernimmt die Dokumentation des Events (Fotos, Videos, Zusammenfassungen)?
    • Wie wird das Event intern bewertet, um Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen?

‍

Zusammenfassung: Der Mehrwert eines Pre-Event Briefings

Ein Pre-Event Briefing ist ein wesentlicher Baustein für die erfolgreiche Durchführung eines Events. Es sorgt für klare Absprachen, verteilt die Rollen und Aufgaben und minimiert Risiken, die am Eventtag zu Problemen führen könnten. Durch eine gezielte Planung und Struktur können Veranstalter sicherstellen, dass das Event effizient und reibungslos abläuft und die Eventziele optimal erreicht werden.

‍

FAQ zum Thema Pre-Event Briefing

‍

1. Was ist ein Pre-Event Briefing?
Ein Pre-Event Briefing ist ein zentrales Vorbereitungsgespräch, das alle wesentlichen Beteiligten zusammenbringt, um Eventziele, Abläufe und Aufgaben zu klären.

‍

2. Warum ist ein Pre-Event Briefing wichtig?
Es sorgt für eine einheitliche Ausrichtung, minimiert Risiken und fördert eine effiziente Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

‍

3. Wann sollte das Pre-Event Briefing stattfinden?
Idealerweise findet es einige Wochen vor dem Event statt, um ausreichend Zeit für Anpassungen und Vorbereitungen zu lassen.

‍

4. Wer sollte am Pre-Event Briefing teilnehmen?
Neben den Veranstalter nehmen technische Dienstleister, Vertreter der Location und alle relevanten Stakeholder teil.‍

‍

5. Welche Themen gehören in ein Pre-Event Briefing?
Zu den wichtigsten Themen zählen Eventziele, Zeitplan, Programmablauf sowie Anforderungen an Technik, Logistik und Sicherheit.

‍